Privacy- en cookieverklaring

Het onderstaande privacy- en cookiebeleid is van toepassing op alle sitebezoeken, transacties en overeenkomsten met Digiworxspace B.V., Mia van IJperenplein 82, 3065 JK Rotterdam.

Versie: oktober 2026, versie 2.

Wij respecteren de privacy van de bezoekers van onze website en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Hoe wij dit precies doen, en welke persoonsgegevens wij van u verzamelen voor welke doeleinden, kunt u hieronder lezen.

Het gebruik van persoonsgegevens

Wanneer gebruik wordt gemaakt van onze website www.digiworxspace.nl verkrijgen wij bepaalde gegevens van u. Dit kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst (bijvoorbeeld via het contactformulier, de werkplekconfigurator of de chatassistent), of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven of wij dit op grond van de wet of de overeenkomst mogen of moeten doen.

Doeleinden van gebruik

Om u optimaal van dienst te kunnen zijn, is het nodig dat in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens worden opgeslagen. Voor de volgende doeleinden worden uw persoonsgegevens gebruikt:

• Relatiebeheer: om contact met u op te nemen wanneer u hierom verzoekt.
• Bestellingen via de werkplekconfigurator: voor het behandelen van uw terugbelverzoek of bestelling, het vastleggen van uw SEPA-machtiging en het opstellen van facturen.
• Beveiliging van de website: voor het beveiligen van formulieren en het tegengaan van spam en misbruik (onder meer met Google reCAPTCHA).
• AI-chatassistent DigiX: voor het beantwoorden van uw vragen via de chatassistent op onze website.
• Marketingcookies: voor het volgen van gebruikerssessies, het verzamelen van marketinginzichten, het meten van advertentieprestaties en integratie met Google Analytics en Google Adsense.
• Statistische cookies: voor het analyseren van bezoekersgedrag en interne website-optimalisatie.
• Noodzakelijke cookies: voor basisfunctionaliteiten zoals het beveiligen van formulieren, het onderscheiden van mensen en bots, het opslaan van cookievoorkeuren en het correct weergeven van inhoud.
• Klachtenafhandeling: voor de afhandeling van klachten en naleving van wettelijke verplichtingen.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van uw toestemming of indien dit noodzakelijk is op basis van een wettelijke grondslag, zoals vereist onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Omschrijving van de persoonsgegevens

Voor bovengenoemde doeleinden zullen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• bedrijfsnaam;
• telefoonnummer;
• statutaire bedrijfsnaam, KVK-nummer en adres;
• bevestiging van uw bevoegdheid om namens het bedrijf te handelen;
• IBAN en naam van de rekeninghouder;
• SEPA-machtiging en de door u geaccepteerde documenten (met versie en tijdstip);
• bedrijfsdomein en gekozen werkplekconfiguratie;
• inhoud van chatberichten met de chatassistent DigiX;
• browser- en apparaatgegevens;
• cookie-ID;
• IP-adres;
• klik- en surfgedrag.

Bewaartermijnen en grondslag

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in deze privacy- en cookieverklaring genoemde doeleinden te bereiken. De bewaartermijnen variëren afhankelijk van het doel van de verwerking. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen per gegevenscategorie:

Relatiebeheer

• Gegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, telefoonnummer.
• Bewaartermijn: maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment.
• Rechtsgrondslag: toestemming (AVG, artikel 6, lid 1, sub a).

Bestellingen via de werkplekconfigurator

• Gegevens: contactgegevens, statutaire bedrijfsnaam, KVK-nummer, adres, bedrijfsdomein, gekozen configuratie, bevestiging van bevoegdheid, IBAN en naam van de rekeninghouder, de SEPA-machtiging en de geaccepteerde documenten (met versie en tijdstip), en bij de machtiging ook uw IP-adres en de versie van de machtigingstekst.
• Bewaartermijn: maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment als er geen overeenkomst tot stand komt; komt er wel een overeenkomst tot stand, dan 7 jaar na afloop daarvan (fiscale bewaarplicht). Het bewijs van uw SEPA-machtiging bewaren we in elk geval tot ten minste 13 maanden na de laatste afschrijving.
• Rechtsgrondslag: uitvoering van een overeenkomst of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst (AVG, artikel 6, lid 1, sub b) en wettelijke verplichting (AVG, artikel 6, lid 1, sub c).

AI-chatassistent DigiX

• Gegevens: inhoud van de chatberichten en de gegevens die u daarin zelf deelt.
• Bewaartermijn: niet langer dan noodzakelijk om het gesprek te voeren en de kwaliteit van de antwoorden te verbeteren.
• Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang (AVG, artikel 6, lid 1, sub f).

Beveiliging van de website

• Gegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, gedrag op de pagina (Google reCAPTCHA) en een sessie-ID (cookie csrfsessionid).
• Bewaartermijn: de cookie csrfsessionid tot het einde van de browsersessie; gegevens van Google reCAPTCHA volgens het privacybeleid van Google.
• Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang (AVG, artikel 6, lid 1, sub f).

Marketingcookies

• Gegevens: gebruikers-ID, IP-adres, surfgedrag en voorkeuren.
• Bewaartermijn: totdat u zich afmeldt voor cookies of maximaal 1 jaar na uw laatste bezoek aan onze website.
• Rechtsgrondslag: toestemming (AVG, artikel 6, lid 1, sub a).

Statistische cookies

• Gegevens: IP-adres, surfgedrag, sessieduur, interacties op de website.
• Bewaartermijn: maximaal 2 jaar, afhankelijk van de cookie-instellingen.
• Rechtsgrondslag: toestemming (AVG, artikel 6, lid 1, sub a).

Noodzakelijke cookies

• Gegevens: cookie-ID, opgeslagen cookievoorkeuren en de beveiligingscookie csrfsessionid.
• Bewaartermijn: afhankelijk van de cookie-instellingen, maximaal 1 jaar.
• Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang (AVG, artikel 6, lid 1, sub f).

Contactgegevens in het kader van klachten

• Gegevens: naam, contactgegevens, correspondentie-inhoud.
• Bewaartermijn: maximaal 5 jaar na de laatste correspondentie, of langer indien wettelijk vereist.
• Rechtsgrondslag: wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang (AVG, artikel 6, lid 1, sub c en f).

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren.

Vertrouwelijkheid en verstrekking aan derden

Wij gaan vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens. De persoonsgegevens die wij via onze website verzamelen, kunnen wij wel verstrekken aan derde partijen. Dit wordt uitsluitend gedaan voor specifieke doeleinden en met inachtneming van de geldende privacywetgeving. Zo kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen die ons ondersteunen bij onze dienstverlening, zoals:

• Techone B.V., voor de hosting van onze website, de verwerking en verzending van formulieren en e-mail en het ICT-beheer;
• Google, voor Google reCAPTCHA (beveiliging tegen spam en misbruik) en, alleen na uw toestemming, Google Tag Manager en Google Analytics (statistiek en marketing);
• Anthropic, als leverancier van het AI-model achter de chatassistent DigiX. De inhoud van uw chatberichten wordt daarvoor naar Anthropic verstuurd.

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan derde partijen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, u hier vooraf toestemming voor heeft gegeven of als dit wettelijk vereist is.

Doorgifte buiten de EER

Uw persoonsgegevens kunnen in sommige gevallen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, met name in de Verenigde Staten door Google (reCAPTCHA, Google Public DNS, Google Tag Manager en Google Analytics), Microsoft (domeincheck) en Anthropic (chatassistent DigiX). Indien dit het geval is, zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of Standaardcontractbepalingen (SCC's) en aanvullende beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeveiliging

Zorgvuldige veiligheidsprocedures worden gebruikt voor de bescherming van de verwerkte persoonsgegevens, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden onbedoeld toegang kunnen krijgen tot deze gegevens. Op deze manier zorgen wij ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens en dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd is. Wij nemen de volgende beveiligingsmaatregelen:

• HTTPS-verbinding: alle gegevensoverdracht verloopt via een beveiligde HTTPS-verbinding.
• Versleuteling: persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden volgens moderne encryptiestandaarden.
• Toegangscontrole: alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang op basis van het need-to-know-principe, met sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie (2FA).

AI-chatassistent DigiX

Op onze website kunt u vragen stellen aan onze chatassistent DigiX. De berichten die u in de chat typt, worden naar Anthropic verstuurd, de leverancier van het AI-model dat de antwoorden genereert, en door ons opgeslagen om het gesprek te kunnen voortzetten en de kwaliteit van de antwoorden te verbeteren. Deel in de chat daarom geen gevoelige persoonsgegevens. Het gebruik van de chat is vrijwillig; de antwoorden zijn informatief en leiden niet tot geautomatiseerde besluiten.

Domeincheck in de werkplekconfigurator

Als u in de werkplekconfigurator een bedrijfsdomein invult, controleert uw browser dit domein om het juiste pakket te kunnen adviseren. Uw browser stuurt daarvoor alleen de domeinnaam rechtstreeks naar rdap.org, dns.google (Google Public DNS) en login.microsoftonline.com (Microsoft). Deze partijen kunnen daarbij ook uw IP-adres zien.

Google reCAPTCHA

Het contactformulier en de werkplekconfigurator zijn beveiligd met Google reCAPTCHA v3. Daarbij kan Google gegevens zoals uw IP-adres en informatie over uw browser en gedrag op de pagina verwerken om vast te stellen of u een mens bent. Op die verwerking zijn het privacybeleid en de servicevoorwaarden van Google van toepassing.

Cookies

Op onze website gebruiken we cookies om ervoor te zorgen dat de site correct functioneert en om deze te optimaliseren. Zo kunnen we bijvoorbeeld jouw voorkeuren opslaan. Daarnaast gebruiken we cookies om inzicht te krijgen in jouw surfgedrag, zodat we content en advertenties kunnen afstemmen op jouw interesses.

Cookies zijn kleine informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen worden van uw device (waaronder een pc, tablet of smartphone). Dat gebeurt via de webbrowser op het device. De informatie die een cookie verkrijgt over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van onze organisatie of die van een derde partij.

Soorten cookies

Wij maken op onze website gebruik van verschillende soorten cookies om de functionaliteit, statistieken en marketingprestaties te optimaliseren. Hieronder vind je een overzicht van de drie typen cookies die wij gebruiken:

• Noodzakelijke cookies: noodzakelijke cookies helpen onze website goed te functioneren door basisfuncties zoals paginanavigatie en het beveiligen van formulieren mogelijk te maken. Zonder deze cookies kan de website niet correct werken.
• Statistische cookies: statistische cookies verzamelen anonieme gegevens om ons inzicht te geven in hoe bezoekers de website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de website continu te verbeteren en de gebruikerservaring te optimaliseren.
• Marketingcookies: marketingcookies worden gebruikt om bezoekers te volgen over verschillende websites. Dit stelt ons in staat om advertenties te tonen die beter aansluiten op individuele voorkeuren en interesses, waardoor advertenties relevanter en effectiever worden.

Voor een gedetailleerd overzicht van de specifieke noodzakelijke, statistische en marketingcookies die wij gebruiken met doeleinden, bewaartermijnen en typen, verwijzen wij je naar de cookiebanner op onze website.

Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken géén gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die juridische of vergelijkbare gevolgen heeft voor gebruikers. Wel analyseren wij surfgedrag met behulp van marketingcookies en analytische tools om onze website en advertenties te optimaliseren. Deze vorm van profilering heeft uitsluitend marketingdoeleinden en heeft geen impact op uw rechten of persoonlijke situatie.

In- en uitschakelen van cookies

Bij het bezoeken van onze website vragen we uw toestemming voor het plaatsen van cookies. Deze toestemming wordt vastgelegd via een cookiebanner, waarin u de keuze krijgt om cookies te accepteren of te weigeren. Statistische en marketingcookies worden pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Bij het bezoeken van onze website kunt u kiezen om:

• Alle cookies te accepteren: in dit geval worden noodzakelijke, statistische en marketingcookies geplaatst.
• Gedeeltelijk cookies te accepteren: u kunt specifieke typen cookies, zoals statistische of marketingcookies, in- of uitschakelen op basis van uw voorkeuren. Alleen de door u geselecteerde cookies worden geplaatst, naast de noodzakelijke cookies die altijd actief zijn om de website goed te laten functioneren.
• Geen optionele cookies te accepteren: als u ervoor kiest om geen optionele cookies te accepteren, worden alleen de noodzakelijke cookies geplaatst. Deze cookies zijn essentieel voor het correct functioneren van onze website en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Intrekken van toestemming

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Dat betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens van uw sitebezoek meer registreren.

U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Dit kan via de cookiebanner, die u op elk moment opnieuw kunt openen om uw keuze te wijzigen of uw toestemming in te trekken. Daarnaast kunt u uw cookievoorkeuren later altijd aanpassen via de browserinstellingen, bijvoorbeeld in Google Chrome, Firefox of Safari.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen first-party cookies en third-party cookies. First-party cookies worden geplaatst door de website die u bezoekt en helpen bijvoorbeeld bij het onthouden van uw voorkeuren. Third-party cookies worden door externe partijen geplaatst, bijvoorbeeld voor advertentie- en trackingdoeleinden. U kunt in uw browser instellen welke cookies u wilt accepteren of blokkeren.

Links naar andere websites van derden

Onze internetpagina's bevatten links naar andere websites. Deze privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u dan ook aan om de privacy policy van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Uw wettelijke rechten

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Dit kunt u doen via het contactformulier op de website, door een e-mail te sturen naar info@digiworxspace.nl, of telefonisch via 010 - 8701360 op maandag tot en met vrijdag tussen 9.00 en 17.00 uur.

U heeft de volgende rechten:

• uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
• inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben;
• het laten corrigeren van fouten;
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
• intrekken van toestemming;
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• beperking van verwerking en dataportabiliteit.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wij hebben het recht om deze privacy- en cookieverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Wij raden daarom aan om dit beleid geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Contactgegevens

Digiworxspace B.V.
Mia van IJperenplein 82 | 3065 JK Rotterdam | Nederland
KVK: 42144437

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.